メルマガを配信するときの注意点をご存知ですか？
実は、メルマガ運用において知っておく必要がある法律があります。
知らずに配信をしたら違法行為をしてしまうかもしれません。
また、メール作成の際もいくつかの注意点を知っておくことで、メルマガの配信効果を最大限に高めることができます。
今回の記事ではメルマガ担当者が知っておきたい法律と、配信をいっそう効果的にするためのメルマガ運用時の注意点をお伝えしていきます。
メルマガ担当者が知っておきたいメール配信における法律と注意点
メルマガの配信者が守る必要のあるルールを知っていますか？
法律によって決められたルールを知った上で、しっかりと守っていかないと知らず知らずのうちに違法行為をしてしまう可能性があります。
メルマガ担当者が押さえておくべき法律は以下の3つです。
①特定電子メール法
特定電子メール法は「広告宣伝のため」に電子メールを送信する個人もしくは法人に対して適用される法律です。
迷惑メールを規制するための法律として、2002年に制定されました。
自社の営業はもちろん、他社の商品を紹介する代理店などであっても、広告宣伝のために送るメールは「特定電子メール」として、特定電子メール法の対象となります。
特定電子メール法を守るためには
- あらかじめ同意した人のみにメールを送る
- 受信を拒否する方法を解除リンク等でわかりやすく明記する
- 受信を拒否した人に対してはメールを送らない
- 送信者の名称および住所をメール本文中もしくはリンク先に記載
等のルールを守り、正しい表記でメルマガを作成する必要があります。
違反した場合、業務停止命令などの行政処分の対象となったり、「1年以下の懲役もしくは100万円以下の罰金」が課される可能性があります。
さらに、法人の場合は3000万円以下の罰金が課されるほか、企業名やその詳細が総務省のWebサイトに掲載される可能性があります。そうなった場合、企業の信用が著しく損なわれる可能性がありますので、法律を遵守することが大切です。
ビジネスのためにメルマガを運用しているのだという認識を持って、読者さんが安心できる運用をしていきましょう。
②個人情報保護法
個人情報保護法は「利用者や消費者が安心できるように、企業や団体に個人情報をきちんと大切に扱ってもらった上で、有効に活用できるよう共通のルールを定めた法律」とされています。（出典：https://www.ppc.go.jp/files/pdf/kojinjouhou_handbook.pdf）
メルマガ運用にあたっては、配信に同意した人の登録者リストを外部に漏らしたりしないよう最大限の注意を払うことで、個人情報保護法を守ることができます。
メルマガに登録をした人の名前やメールアドレスは個人を特定するヒントになる可能性が極めて高い個人情報です。
外部に情報が漏洩しないように万全の対策をしておく必要があります。
顧客リストをデータとして保管する場合、電子ファイルにパスワードをかける。
あるいは、管理するパソコンにウイルス対策ソフトを導入して、セキュリティ体制を整えることが大切です。
③著作権法
メルマガに掲載する文章や画像が、他人の書いた著作物であった場合は著作権法に違反する可能性があります。
著作物を書いた人から訴訟を起こされた場合、著作権、出版権、著作隣接権の侵害は、10年以下の懲役又は1000万円以下の罰金、著作者人格権、実演家人格権の侵害などは、5年以下の懲役又は500万円以下の罰金などが定められています。
また、法人などが著作権等（著作者人格権を除く）を侵害した場合は、3億円以下の罰金となります。
メルマガに掲載する文章や画像はオリジナルで作成したもの、もしくは他人が作ったものであれば、著作者から使用の許可を得るか、著作権フリーの著作物を利用するようにしましょう。
また、以下の条件をすべて満たした場合は、「引用」として他人の著作物の内容をメルマガの中に記載することができます。
【引用にあたって必要な要件】
ア 既に公表されている著作物であること
イ 「公正な慣行」に合致すること
ウ 報道，批評，研究などの引用の目的上「正当な範囲内」であること
エ 引用部分とそれ以外の部分の「主従関係」が明確であること
オ カギ括弧などにより「引用部分」が明確になっていること
カ 引用を行う「必然性」があること
キ 「出所の明示」が必要（コピー以外はその慣行があるとき）
（引用元：https://pf.bunka.go.jp/chosaku/chosakuken/naruhodo/outline/8.h.html）
法律はメルマガを運営していく上で、最低限守る必要のあるルールです。
必ず守った上で、発信をしていきましょう。
メルマガ担当者が知っておきたいタイトル（件名）の付け方の注意点
法律を守っていればどんなメールを送付しても良いのでしょうか？
メルマガを配信する場合、メルマガを通じて実現したい目的があるはずです。
「見込み客から信頼を得る」
「自社の商品を販売する」
「アンケートに答えてもらう」
などなど…
この目的を達成する確率を上げるためには、まずはメールを開封して中身を読んでもらう必要がありますよね。
その際に重要なのがメールのタイトル（件名）です。
件名次第でメールが開封されるか、開封されずに捨てられてしまうかの分かれ目になってしまいます。
ここでメールの件名を書く際の注意点をいくつかご紹介します。
開封されやすい件名にする
読者はあなたのメルマガ以外にも、多くのメールを受け取っています。
友人や仕事の取引先からのメールであれば、どんな内容であってもメールは開封される可能性が高いでしょう。
一方で、メルマガの場合は件名を見て開封するか、削除するか、あとで読むかの判断をする人が多いです。あなたもそうではありませんか？
件名を見ただけで「このメールは必要なさそうだな」と削除されてしまうのは、もっとも避けるべきことでしょう。
では、どんな件名にすれば開封率がアップするでしょうか？
細かい要素を挙げるとキリがありませんが、一言で言うと「メリットが感じられる件名」です。
まず、読んだらどんなメリットがあるのか、明確にわかる内容であることが望ましいです。
自分が得たいメリットがメールの件名に書いてあれば、開封される可能性が高まります。
メルマガの読者が何を望んでいるかを知り、その答えが見つかりそうな件名にしていくと開封される可能性が高まると言えます。
もしくは、「インパクトのある件名」にするのも良いです。
「件名を見ただけではなんのことか分からないけど、気になるからメールの中身を見てみたい」
そう思われるような件名ですと、開封もされやすくなります。
あなた自身、メールボックスに並んだメールを見てみて、どんな件名だったら開封したくなるのかを読者の気持ちになって考えてみてください。
きっと、開封したくなったメールは「メリットが感じられる」もしくは「インパクトのある」件名になっているものが多かったのではないでしょうか？
<関連記事>
3秒で決まる！メルマガ開封率アップのポイントとコツとは？
過度に煽ったり期待を裏切るタイトルにしない
開封したくなる魅力的なメルマガの件名をつけることはたしかに大切です。
ただし、過度な煽りで読者の期待を裏切るタイトルは、信頼性を著しく損なうので避けるようにしましょう。
例えば、こんな件名でメールを送ったらどうでしょう？
「おめでとうございます！当選しました！」
このメールを受け取ったらどう思いますか？
なにか、応募に当たったのかと思って開封する方が多いかと思います。
本当に抽選を実施して、当選した人にメールするなら、このメールでも良いでしょう。
しかし、そうではない通常のメールで無料プレゼントを配布する際に、こういった件名にするのはやりすぎです。
開封した結果、思ったようなことが書いていなければ、期待を裏切られたと感じて、メルマガに関する信頼が下がってしまいます。
あなたのメルマガに対する信頼が下がることで、開封もされずらくなっていきます。
この悪循環を避けるためにも、必要以上に嘘をついて開封させようとすることはしないようにしましょう。
メールの件名を工夫することは大切ですが、くれぐれも嘘は書かないようにしてください。
前半の全角15文字以内に重要な言葉を入れる
内容以外にも、メールの件名の文字数のことも意識しておきましょう。
例えば、iPhoneからGmailを見た場合、メールの件名は設定にもよりますが一定の文字数（全角15〜18文字程度）までしか表示されません。
iPhoneとGmailを組み合わせて使っているユーザーが相当数いることを考えると、あなたが伝えたいことは、メールの件名の最初の15文字以内に入れておくことが望ましいといえます。
伝えたいことが文字数が足りないことによって省略されてしまうと伝わりにくくなってしまいます。
メルマガの書き方と配信するときの注意点
メルマガを配信する際はメルマガを運用する目的を達成できるような内容になっていることが大切です。
書き方によっては読みづらいと感じたり、わかりにくいと感じてしまう場合があります。
そこで、以下の点を意識して文章を書いてみてください。
難しい言葉を多様しない
読者の人が調べないとわからないような、難しい言葉や表現は使わないようにしましょう。
専門家に向けたメルマガであれば、そのメルマガで扱っている分野の専門用語をある程度使うのは構いません。
ですが、想像以上にご自身が思っているよりも、読者の方には知識がないと考えた方が読みやすいメルマガが書けます。
一般的な個人に向けたメルマガであれば、
「中学生が読んでも問題なく理解できる程度の難しさ」
の文章にすることをおすすめします。
改行のタイミングと一行あたりの文字数
改行をすることなく書き続けると、読みづらいメールになってしまいます。
一方で、改行のタイミングによっては不自然なタイミングで改行したように見えてしまいます。
iPhoneを使ってGmailでメールを閲覧する場合、一般的な設定だと一行の最大文字数は22文字です。
なるべく22文字以内に改行をすることが望ましいのです。
スマホが普及する以前はPCでメールチェックをする人がほとんどだったので、1行あたりの文字数を30〜35文字程度におさめることが推奨されていました。
現在はスマホでメールを見る人が増えているので、スマホでの閲覧が快適になるようなメルマガを作成することが大切です。
改行をする際は句読点あるいは文節で区切って自然に改行をすることをおすすめします。
配信頻度と配信時間に関する注意点
配信頻度とタイミングについても注意する必要があります。
配信回数が多すぎると、メールを受け取ることが負担だと感じる場合があります。
逆に配信回数が少なすぎると、こちらの存在を忘れられてしまいます。
ちょうどよい配信頻度を模索する必要があります。
＜関連記事＞
毎日は送りすぎ？月1だと少ない？メルマガの最適な配信頻度を考察
の記事にて、最適な配信頻度を考察しています。
適した配信頻度を設定するためのヒントとして使ってみてください。
配信時間に関しては、深夜にメルマガを送る場合は、寝ているときにスマホにメールが届く人がいるかもしれないことを配慮しましょう。
日中もしくは遅くとも夜22時頃までにはメルマガ配信が完了するようにしましょう。
メールの予約配信機能等を活用してみてください。
メールの到達率を高めるメルマガ運用
メルマガを運用するにあたって重要なことは相手にメールが届くことです。
一生懸命メルマガを書いても、迷惑メールに分類されてしまうこともあります。
ひどいときは自動的にフィルタリングされてしまいメールが届かないことも…
下記の記事ではメール到達率に悪影響を与える文章についてお伝えしています。
文章やドメインの内容によって迷惑メールに分類されやすくなる傾向があるので、注意した上で届きやすいメールを配信しましょう。
＜関連記事＞
メール到達率に悪影響を与える文章とは？
まとめ 法律を守り読みやすいメールを確実に配信する
メルマガを配信するにあたっては、守る必要のある法律が存在します。
「特定電子メール法」「個人情報保護法」「著作権法」等の法律を守り、メルマガを配信しましょう。
また、内容の善し悪し以前に、メールが読みやすいかどうか？
開封されるかどうか？そもそも届くのかどうか？
メールを開封して読んでもらうまでにはいくつかのハードルがあります。
そのハードルを乗り越えるために、細部までこだわって配信しましょう。
読みやすいメールを配信できるよう、今回の記事を参考にされてみてください。
